QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM TẠI CÔNG TY

Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm (VPP) là một việc khá quan trọng và không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp hiện nay; việc quản lý tốt đồ dùng VPP sẽ giúp cho công việc tại các phòng ban trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy công việc quản lý VPP là gì? Hãy cùng TCT-Stationery đi tìm hiểu nhé

Quản lý VPP tại công ty thường do bộ phận Hành chính nhân sự (HCNS) giám sát với mục đích làm sao các đồ dùng này được sử dụng một cách đúng nhu cầu, tiết kiệm và khoa học

1. Nhu cầu sử dụng VPP của các phòng ban

Tùy theo nhu cầu sử dụng tại các phòng ban mà sẽ đề xuất VPP mỗi tháng sao cho phù hợp. Tên sản phẩm, số lượng sản phẩm cần mua phải được liệt kê chi tiết, cụ thể để tránh trường hợp nhầm lẫn. Khi liệt kê xong thì cần phải viết đơn đề nghị và xin chữ kí của các cấp trên có liên quan (người đề nghị, trưởng phòng, giám đốc, bộ phận HCNS)

2. Định mức cho từng phòng ban

Dựa vào nhu cầu của các phòng thì bộ phận HCNS sẽ đưa ra định mức cho từng phòng phù hợp để tránh trường hợp các phòng sử dụng thừa hoặc thiếu quá nhiều. Định mức này có thể theo tuần, theo tháng, hoặc theo quý

Việc đưa ra định mức như vậy sẽ giúp bộ phận HCNS kiểm soát tốt hơn. Hàng tháng thì bộ phận HCNS sẽ có trách nhiệm rà soát các định mức như vậy đã phù hợp với từng phòng ban hay chưa, có cần điều chỉnh không, nếu có thì cần thay đổi định mức các phòng cho phù hợp

3. Chọn địa chỉ mua VPP uy tín và dự trữ một số lượng nhất định

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp VPP tuy nhiên thì không phải nhà cung cấp nào cũng đảm bảo chất lượng 100%, bạn nên chọn lựa kĩ càng nhà cung cấp để tránh việc mua phải hàng chất lượng kém

Đối với những công ty vừa và lớn thì việc có kho dự trữ VPP là rất cần thiết, bởi thứ nhất nó sẽ giúp bạn phân bổ cũng như giám sát một cách dễ dàng hơn, bạn chỉ cần đến kho là biết được mặt hàng nào còn nhiều, mặt hàng nào sắp hết để kịp thời bổ sung thêm; thứ 2 là khi bạn mua số lượng VPP lớn thì phía bên nhà cung cấp sẽ để cho bạn mức chiết khấu cao hơn so với khi bạn mua lẻ một vài sản phẩm

4. Cấp phát VPP định kì

Bộ phận HCNS nên quy định ra 1 ngày trong tuần hoặc trong tháng để cấp phát VPP cho các phòng ban theo như định mức đã thống nhất và đưa ra

Trong trường hợp nếu có phòng ban nào cần phát VPP đột xuất thì cần phải được sự đồng ý của bộ phận HCNS và cấp trên có liên quan

5. Tái sử dụng khi cần thiết

Một số đồ dùng VPP có thể tái sử dụng để có thể tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường: sử dụng lại giấy in 1 mặt các tài liệu không quan trọng, các loại bút bi hết mực có thể thay ngòi bút bên trong mà không cần thay cả cây bút, các thùng carton có thể dùng để đựng tài liệu,…

Trên đây là một vài chia sẻ của TCT-Stationery về việc quản lý đồ dùng VPP tại công ty, hi vọng có thể giúp ích cho các bạn trong việc quản lý của mình

Chúc các bạn thành công!